La historia detrás del nuevo Drive de la E.P. de Física
Publicado el 5 de mayo por David ‐ 7 min. de lectura
Descubre el porqué de los cambios y cómo, con el apoyo de la comunidad, se ha logrado preservar y mantener accesibles importantes recursos académicos
El inicio de todo: Google Apps for Education
En 2006, Google anunció un programa: Google Apps for Education. Este programa brindaba, de forma gratuita, servicios como Gmail, Google Calendar y otros a colegios y universidades que calificaban. En 2014, Google sorprendió al anunciar que el programa ahora ofrecería espacio ilimitado sin costo alguno para universidades [1]. Dos años después, en 2016, Google Apps for Education pasó a llamarse G Suite for Education [2].
El cambio de las reglas del juego
Pero en 2021, Google decidió cambiar las reglas del juego. En un movimiento entendible, la verdad, anunciaron que las instituciones que usaban G Suite for Education estarían limitadas a 100 terabytes [3].
¿Por qué comprensible? Habían universidades que ocupaban cantidades en la escala de petabytes (equivalente a $10^5$ gigabytes) 😬:
- Boston University: (6.5 PB)
- University of California: (6 PB)
- University of Texas: (6.4 PB)
Este espacio sería el total disponible para todas las cuentas de cada institución (conocido como pooled storage). Además, el programa pasaba a llamarse Google Workspace for Education.
La Universidad Nacional Mayor de San Marcos (UNMSM) no fue una excepción a estos cambios. Google dio un tiempo de gracia inicial hasta julio de 2022 para que las organizaciones que ya utilizaban el plan se adaptaran. Algunas instituciones recibieron extensiones de tiempo bajo ciertas condiciones [4], mientras que Google comenzó a introducir herramientas para que las universidades pudieran reducir los espacios que estaban utilizando.
La iniciativa de la B20
Pero un año antes de estos cambios, en 2020, Nelson Noa, delegado de la Base 20 de la Escuela Profesional de Física, tuvo la iniciativa de crear un repositorio de documentos, libros, exámenes, prácticas y grabaciones en Google Drive. Esta carpeta llegó a superar los 120 GB en 2023 y, creo yo, fue un éxito, funcionando en paralelo con la Biblioteca del @caefisica. Varios delegad@s de curso de la B20 contribuyeron a esta iniciativa, aunque no siempre, en muchas ocasiones esta responsabilidad implícita fue retomada por otros estudiantes del curso.
Esta idea no pasó desapercibida y pronto otras bases comenzaron a replicar esta iniciativa, creando sus propias carpetas compartidas en Google Drive.
El impacto de los cambios de Google
Los nuevos límites impuestos por Google obligaron a la Oficina de la Red Telemática de la UNMSM a tomar medidas cada vez más drásticas:
Al principio, indicaron que la información no sería eliminada.
Luego, desactivaron la opción de grabar reuniones de Google Meet para cuentas institucionales.
Para mediados y finales de 2023, comenzaron a enviar correos a estudiantes y docentes que sobrepasaban los nuevos límites establecidos, indicándoles que era necesario que eliminaran sus archivos de Google Drive.
Actualmente (abril de 2024), no se pueden subir nuevos archivos, incluso si se está dentro del rango indicado. No hay información oficial sobre los nuevos límites; he visto correos donde se indicaba 5 GB, en otros 1 GB como límite.
Como consejero de facultad, tomé la decisión de hacer una copia de seguridad de todas las carpetas de Drive de cada base en enero de 2024. Mi intención era re-subirlas en corto plazo, dado que los creadores originales de estas carpetas se vieron obligados a eliminarlas.
La solución: unidades compartidas y listas de correo
En el Centro de Apoyo al Estudiante de Física (@caefisica) ya estaba rondando la idea de donar el espacio que teníamos disponible (2 terabytes) en Google Workspace para beneficio de los estudiantes de la E.P. de Física. Sin embargo, tampoco queríamos realizar esto sin el permiso de los estudiantes. Es por esto que se propuso en la agenda de la siguiente Asamblea General de Estudiantes y el 14 de abril de 2024, se aprobó por mayoría que las copias de seguridad de los Drives de cada base se organicen bajo una unidad compartida del @caefisica [5].
El 16 de abril, todas las carpetas de Google Drive, desde la Base 18 hasta la Base 21, ya estaban disponibles en la nueva unidad compartida de Google Drive. Y el 18 de abril, se lanzaba el anuncio oficial a través del grupo de anuncios de la escuela en WhatsApp y en las redes sociales de la Representación Estudiantil de nuestra escuela (¡denle like a la página!).
Pero todavía había un detalle: las unidades compartidas no se pueden compartir para “todos” como se podía hacer con las carpetas de Google Drive.
¿Por qué usar unidades compartidas?
Las carpetas tienen un problema. Imagina este escenario:
- La Persona 1 crea una carpeta $A$ y sube un archivo $x$.
- La Persona 1 pone la carpeta para que todos puedan acceder a ella.
- La Persona 2 aparece y sube un archivo $y$.
El archivo y ocupa el espacio de la Persona 2, no de la Persona 1, a pesar de encontrarse dentro de la carpeta de la Persona 1.
Esto tiene sentido para ciertas circunstancias y evita el abuso. Pero en nuestro caso, nuestras cuentas institucionales están limitadas en espacio. ¿Cómo incentivamos entonces a los estudiantes a contribuir a la carpeta de Drive?
La respuesta es la unidad compartida. Funciona como la unidad que te da Google y tiene su propio espacio separado de la unidad del creador, incluso tiene su propia papelera. Esto permite evitar abusos en caso de que algún colaborador(a) decida eliminar carpetas. Además, los archivos y carpetas no pertenecen al creador de la unidad compartida, sino a un equipo de personas, sin ocuparles espacio en sus cuentas de Google Drive individuales.
Pero volvemos al mismo punto: no se puede compartir públicamente una unidad compartida, solo se puede añadir correos individualmente. La solución a la que he llegado es la siguiente:
- Compartir las carpetas individualmente de forma pública.
Las carpetas se pueden compartir públicamente. Voilà, caso cerrado. Bueno, no tanto. Desde entonces, se reciben ocasionalmente solicitudes de acceso a la unidad compartida:
Para solucionar esto, hay dos posibles salidas:
Recopilar los correos institucionales de todos los estudiantes y darles permiso de lector a la unidad compartida. Esto es problemático por dos motivos. Primero, ya se intentó en diciembre del año pasado la idea de censar a los estudiantes de ambas escuelas, encontrándose oposición por temas relacionados a la privacidad. Totalmente justo, la verdad, en el contexto actual. Segundo, añadir manualmente a estudiantes hace que sea difícil de administrar a gran escala. Nuestra escuela tiene entre 400-700 estudiantes activos.
Usar mailing lists (listas de correos): Es una forma de agrupar varios correos bajo una sola dirección. Y Google tiene justamente un servicio para esto: Grupos de Google. Entre sus ventajas están que:
- Permiten automatizar el proceso de añadir y dar acceso a los usuarios. Básicamente cada persona se une al mailing list y ya está, ya pueden acceder a la unidad compartida.
- Permiten limitar el acceso a una organización si es que se crea con una cuenta institucional. San Marcos, en este caso.
- Permiten configurar el grupo para que no se pueda ver los correos del resto de usuarios del mailing list, protegiendo la privacidad.
Finalmente, se optó por la segunda opción y se organizó la unidad compartida del siguiente modo:
Se establecieron diferentes roles y permisos para garantizar una gestión eficiente y segura del contenido.
- Los administradores, como los consejer@s de facultad y delegad@s de base, tienen la capacidad de añadir usuarios, modificar permisos y ajustes, además de gestionar el contenido.
- Los subdelegad@s de base, como gestores de contenido, pueden añadir, editar, mover, eliminar y compartir archivos.
- Y los delegad@s de curso, como colaboradores, tienen permisos para añadir y editar archivos.
Pero, ¿qué pasa con los estudiantes de física en general? Ellos son agrupados bajo el mailing list “epfisica” con permisos de lector, lo que les permite acceder y beneficiarse de todo el contenido disponible en la unidad compartida. Es necesario recordar que los estudiantes ya podían acceder a estas carpetas.
Si eres estudiante de física y quieres acceder a esta valiosa unidad compartida de Google Drive, no te preocupes, tenemos un artículo dedicado a explicarte paso a paso cómo hacerlo.
Qué aprendimos hoy, gente. Pues, no mucho. Más bien quiero agradecer a todos los estudiantes que, en su momento, dedicaron tiempo y esfuerzo a subir contenido al Drive. Su contribución ha sido invaluable y ha sentado las bases para este proyecto que beneficia a toda la comunidad estudiantil de física.
¡Gracias por ser o haber sido parte de esta iniciativa!
– David Duran